Rekrytoinnin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjät

ESiOR Oy, y-tunnus: 2067571-8

Tulliportinkatu 2 LT4, 70100, Kuopio

2. Rekisterin nimi

Rekrytointirekisteri

3. Yhteyshenkilö rekisteriä ja tietosuojaa koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Mika Karjalainen

Tulliportinkatu 2 LT4

70100 Kuopio

tietosuojavastaava@esior.fi

4. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteritietojen käyttötarkoitus on uusien työntekijöiden rekrytoinnin mahdollistaminen. Rekisterissä olevia tietoja käytetään yhteydenpitoon rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä sekä työnhakijoiden soveltuvuuden arviointiin. Käsittelyn oikeusperusteena on työnhakijan suostumus tai oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää mm. seuraavia tietoja:

  1. Henkilön nimi
  2. Sähköpostiosoite
  3. Puhelinnumero
  4. Kotiosoite
  5. Curriculum Vitae (esim. koulutus, työhistoria)
  6. Saatekirje, hakemus tai vastaava
  7. Haettu työtehtävä
  8. Suosittelijoiden nimi ja yhteystietoja

6. Rekisterin tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan työnhakijoilta itseltään hakemuksen lähettämisen yhteydessä tai hakijan ilmoittamilta suosittelijoilta tai muita valintaprosessissa mukana olevilta henkilöiltä.

7. Tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille ilman erillistä lupaa, ellei laki muuta edellytä.

8. Tietojen siirto kolmanteen maahan (ETA-alueen ulkopuolelle) tai kansainväliselle järjestölle

Rekisterin tietoja ei siirretä ESiOR Oy:n toimesta ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

9. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. Työnhakijan suostumuksella työnhakutietoja voidaan säilyttää kauemmin ja käyttää muihin hakuihin.

Mahdollisia suostumuksen perusteella käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään erillisessä suostumuksessa määritellyn ajan tai kunnes suostumuksen antaja peruuttaa suostumuksensa.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen rekisteri sijaitsee tietokannassa, joka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla.  Rekisterin käyttöoikeus on vain salassapitosopimuksen allekirjoittaneilla rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joiden työnkuvaan kyseisten tietojen käsittely kuuluu. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Mahdollisia paperiaineistoja säilytetään lukituissa arkistokaapeissa, jonne pääsy on rajoitettu.

11. Tarkastusoikeus ja rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

  1. oikeus saada pääsy kaikkiin rekisterissä oleviin häntä itseään koskeviin henkilötietoihin (tarkastusoikeus),
  2. oikeus pyytää häntä itseään koskevien epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista,
  3. oikeus pyytää häntä itseään koskevien henkilötietojen poistamista,
  4. oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista,
  5. oikeus vastustaa tietojen käsittelyä,
  6. oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi,
  7. oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on loukattu.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt tehdään rekisterinpitäjälle kirjallisesti allekirjoitettuna asiakirjana ja lähetetään postitse tai sähköpostilla yllä olevien yhteystietojen mukaisesti.

12. Tietosuojaselosteen hyväksyntä

Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 6.8.2020.

Käsittelysäännöt

Tietoja säilytetään ja käsitellään alla olevassa taulukossa olevan luokituksen mukaisesti.

HenkilötietoTiedon luokitus
Henkilön nimiLuottamuksellinen
SähköpostiosoiteLuottamuksellinen
PuhelinnumeroLuottamuksellinen
KotiosoiteLuottamuksellinen
Käyttäjän itse luomat tiedot (esim. CV, hakemustekstit)Luottamuksellinen
Haettu työtehtäväLuottamuksellinen
Suosittelijoiden nimi ja yhteystietojaLuottamuksellinen