1. Rekisterinpitäjä

ESiOR Oy, y-tunnus: 2067571-8
Tulliportinkatu 2 LT4, 70100, Kuopio

2. Rekisterin nimi

ESiOR Oy:n tarjousrekisterit

3. Yhteyshenkilö rekisteriä ja tietosuojaa koskevissa asioissa

ESiOR Oy / Tietosuojavastaava 
Tulliportinkatu 2 LT4
70100 Kuopio
tietosuojavastaava@esior.fi

4. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

ESiOR Oy noudattaa tietosuoja (GDPR)- asetuksessa (EU) 2016/679 kuvattuja tietosuojavaatimuksia. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tarjouspyyntöjen ja kyselyiden käsittely, niihin vastaaminen, myynti ja markkinointi sekä asiakasrekisterien hallinta ja edellisten kehittäminen ja seuranta.  

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi tai rekisteröidyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten antaman suostumuksen perusteella (esim. tarjouspyyntö, myynti- tai markkinointilupa, yhteydenottopyyntö, kyselyt). 

5. Rekisterien tietosisältö

Keräämme, käsittelemme ja säilytämme seuraavia tietoja: 
a) Yhteystiedot: Yhteydenottopyynnön jättäneen nimi, puhelinnumero ja sähköposti sekä mahdollisia muita yhteydenottopyynnön antamia henkilötietoja
b) Viesti: Yhteydenottopyynnön jättäneen viestin aihe sekä sisältö 
c) Rekisteröidyn antamat muut tiedot (esim. vastaukset kyselyihin). 

6. Rekisterien tietolähteet

Tiedot rekistereihin saadaan rekisteröidyltä itseltään sähköpostitse, puhelimitse, Teamsin tms. kautta, verkkosivuilla olevilla yhteydenottolomakkeilla sekä erilaisten tarjouspyyntötyökalujen kautta. 

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Rekisterien tietoja tai niiden käyttöoikeutta ei luovuteta ESiOR Oy:n ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn erillistä suostumusta, ellei voimassa oleva lainsäädäntö muuta edellytä. 

8. Tietojen siirto kolmanteen maahan (ETA-alueen ulkopuolelle) tai kansainväliselle järjestölle

Rekisterien tietoja ei siirretä ESiOR Oy:n toimesta ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. 

9. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. Suostumuksen perusteella käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään erillisessä suostumuksessa määritellyn ajan tai kunnes suostumuksen antaja peruuttaa suostumuksensa. Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot hävitetään asianmukaisella tavalla. 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköiset rekisterit sijaitsevat tietokannassa, joka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Rekisterien käyttöoikeus on vain salassapitosopimuksen allekirjoittaneilla rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joiden työnkuvaan kyseisten tietojen käsittely kuuluu. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Mahdollisia ei-sähköisiä aineistoja säilytetään lukituissa arkistokaapeissa, jonne pääsy on rajoitettu. 

11. Tarkastusoikeus ja rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen tietosuja-asetuksen mukaisesti

Rekisteröidyllä on: 
a) oikeus saada pääsy kaikkiin rekisterissä oleviin häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, 
b) oikeus pyytää häntä itseään koskevien epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista, 
c) oikeus pyytää häntä itseään koskevien henkilötietojen poistamista, 
d) oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, 
e) oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, 
f) oikeus vastustaa tietojen käsittelyä (ml. oikeus vastustaa suoramarkkinointia), 
g) oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi, 
h) oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen, 
i) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on loukattu. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot ja tarvittavat lomakkeet löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt tehdään rekisterinpitäjälle kirjallisesti allekirjoitettuna asiakirjana ja lähetetään postitse tai sähköpostilla kohdassa 3 olevien yhteystietojen mukaisesti. 

12. Tietosuojaselosteen hyväksyntä

Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 16.9.2024.